第一章  总  则

第一条  为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，为学校建设和发展提供优质档案服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《湖南省档案管理条例》，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理、社会服务等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学校重要的基础性工作，是学校整体发展的一部分，校属各单位及各级领导干部应当高度重视档案工作，积极支持档案工作。

第二章  领导、机构与人员

第四条  学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

同时，学校档案工作接受上级教育行政部门和档案行政部门的业务指导、监督和检查。

校属各单位应当确定一名负责人分管本单位档案工作。

第五条  学校设立档案馆。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，负责管理全校档案工作，并对校属各单位的档案工作进行指导、监督和检查；同时档案馆又是集中永久保存和提供利用学校档案的专门机构。

第六条  校属各单位是学校档案的形成单位与归档单位，负责本单位各类归档材料的收集、整理和归档工作，应当按照规定及时向档案馆移交档案。

第七条  学校根据档案数量和工作任务为档案馆配备适量的专职档案工作人员；校属各单位应当视情况配备一至二名专(兼)职档案工作人员。

第八条  档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第九条  各单位工作人员都有配合档案工作人员做好档案工作的职责。

第三章  档案收集

第十条  文件材料的归档范围是：

(一)党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类(学生人事档案)：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类：主要包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动过程中形成的，有关教学综合管理、专业建设、实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面的文件材料。

(五)科研类：主要包括学校在科研管理和科研实践活动过程中形成的，有关科研综合管理，研究课题科研准备、研究试验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料；

(六)基本建设类：主要包括学校在基建管理和项目建设过程中形成的，有关基建综合管理、基建项目的可行性研究文件、设计文件、监理文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、项目结算文件、器材管理、现场声像材料等方面资料；

(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在论证、采购、验收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类：主要包括学校财务工作管理和会计核算活动中形成的，有关财务综合管理、会计凭证、会计帐簿、财务会计报告、会计报表、工资清册等方面的资料。

(十二)干部人事类：主要包括学校教职工个人经历和从事教育、科研、管理等活动中形成的文件材料。

(十三)声像类：主要包括学校各项活动中形成的，或者校外单位形成的与学校有关的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、影视胶片、微缩胶片等声像载体材料。

(十四)实物类：主要包括学校在各项活动中或者与社会交往中直接形成的，对学校和社会有保存价值的印章、锦旗、徽章、奖章、奖杯、题词、字(书)画、礼(纪念)品等各种形式的实际物品。

第十一条  归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。形成了电子文件的，电子档案材料应当与纸质档案材料同步归档。

归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第十二条  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各单位档案工作人员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照文件材料材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位档案工作人员检查合格后向档案馆移交。档案馆应当对各单位的档案立卷工作给予指导。

立卷归档涉及多个单位的材料由文件的主办单位归档，其他单位协办。

第十三条  学校重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果和重大设备采购等项目验收、鉴定前，由业务主管部门牵头，档案馆配合，对项目进行档案验收。档案未经档案馆验收或验收不合格的，不得安排工程竣工、课题结题验收、鉴定和报(评)奖等工作。

第十四条  学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案馆应当保存一整套档案。除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，还应当保存协作单位形成的有关档案材料的复制件。

第十五条  学校工作人员在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时移交档案馆，任何个人不得据为已有。

对于个人在非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。对于个人向学校捐赠有价值档案的，学校予以表彰。

第十六条  档案馆应当积极向国(境)内外征集与学校有关的各种档案和校史文献、文物等。

第四章  档案管理

第十七条  档案馆应当建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十八条  校属各单位应当建立健全归档制度，做到每项重要的教学、科研、管理、社会服务等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十九条  档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条  档案材料的保管期限按上级有关规定执行，由档案馆制订具体的规范。

第二十一条  档案馆应当对保管期限已满的档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，经有关单位同意并登记造册报校领导批准后，按照有关规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条  档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十三条  档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校领导报告，及时处理。

第二十四条  档案馆应当定期对档案的收集、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行检查和统计，并按照上级有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十五条  档案馆应当建立健全档案库房管理的有关制度。落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温、防强光等措施，控制库房温度和湿度，确保档案安全。

存放涉密档案应当设有专门库房。

第五章  档案利用

第二十六条  档案馆应当按照国家有关规定公布档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成者规定限制利用的。

档案馆应当根据是否涉密和涉密等级等确定档案利用范围，建立档案利用和审批制度，做好档案利用效果登记。

第二十七条  持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，可以利用学校已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权。

第二十八条  查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请有关校领导审查批准；涉及重大问题或者国家秘密的，应当经学校有关主管部门审查，并报有关校领导批准。

第二十九条  档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆馆长批准。

第三十条  档案馆应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为档案利用创造便利条件。

第三十一条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖湘潭大学档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十二条  档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报校领导批准。

第三十三条  档案馆应当采取多种形式，如举办档案展览、陈列、建设档案网站等，积极开展档案宣传工作。

第六章  奖励与处罚

第三十四条  学校每二至三年对校属单位的档案工作进行一次检查考核和评比表彰，对在档案工作中做出贡献的先进单位和先进个人，给予表彰与奖励。

第三十五条  有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依规予以责任追究；构成违纪的，按照有关规定给予纪律处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关依法处理：

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)对于未经档案验收或者验收不合格的重点基建工程和重大科研项目进行竣工验收、鉴定的；

(七)其他违反档案法律法规和学校有关规定的行为。

第七章  附  则

第三十六条  档案馆应当根据本办法和上级有关规定，对档案的归档范围、归档单位、归档时间、归档要求、保管期限等，制订具体的操作规范。

第三十七条  本办法由档案馆负责解释。

第三十八条  本办法自发布之日起施行。学校2005年12月14日发布的《湘潭大学档案管理办法》(湘大政发〔2005〕12号)同时废止。